Βασικές Λειτουργίες
Η φιλοσοφία σχεδίασης, υλοποίησης και εξέλιξής του,
είναι προσανατολισμένη στους χρήστες και στον τρόπο
που παρέχονται οι επιμέρους λειτουργίες – δυνατότητες
στις διάφορες κατηγορίες τους:
01. Στον τελικό χρήστη, χειριστή, δημιουργό και αποδέκτη εγγράφων, καθώς και διεκπεραιωτή υποθέσεων
αναζήτηση
εύκολη αναζήτηση και άμεση εύρεση εγγράφων και υποθέσεων με πολλαπλά κριτήρια
ομαδοποίηση
λογική ομαδοποίηση εγγράφων και υποθέσεων με βάση τα μεταδεδομένα χαρακτηρισμού τους
διακίνηση
ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων: διαβίβαση, επιστροφή, υπογραφή - έγκριση, απάντηση, αρχειοθέτηση,
προώθηση με fax, e - mail, δημοσίευση σε ιστοσελίδες και προώθησή του σε εξωτερικά συστήματα
ψηφιακή υπογραφή
εύκολη και άμεση ενσωμάτωση και διαχείριση κάθε τύπου ψηφιακής υπογραφής και δυνατότητα
κωδικοποίησης - κρυπτογράφησης του κάθε εγγράφου
καταχώρηση
γρήγορη καταχώρηση νέου εγγράφου και τεκμηρίωση των μεταδεδομένων του, μέσω δυναμικής κλιμακωτής
εμφάνισης μόνο των απαραίτητων προς συμπλήρωση πεδίων
πρωτοκόλληση
πρωτοκόλληση - συσχέτιση εγγράφων με παλαιότερα έγγραφα - ψηφιακή σήμανση / υπογραφή και αυτόματη
δημιουργία αντιγράφου σε pdf με ενσωματωμένα όλα τα στοιχεία σήμανσης (ημ/νία,αρ. πρωτ., υπογραφές, κλπ.)
εποπτική παρουσίαση κατάστασης
προβολή της διαδρομής διακίνησης του εγγράφου εντός του φορέα και εποπτική παρουσίαση της κατάστασής του
σε κάθε έναν χρήστη που έχει δικαίωμα
αρχειοθέτηση
αρχειοθέτηση εγγράφου και αφαίρεση δυνατότητας επεξεργασίας ή / και αλλοίωσης εγγράφου όταν αυτό έχει δημοσιοποιηθεί
02. Στον χρήστη που κατέχει διοικητική θέση ή θέση ευθύνης
ανάθεση εγγράφων
ανάθεση εγγράφου ή υπόθεσης σε υφιστάμενες μονάδες ή υφιστάμενους χρήστες και παρακολούθηση του σχετικού με αυτά ιστορικού ενεργειών
ιστορικό ενεργειών
προβολή ιστορικού ενεργειών χρήστη επί κάθε εγγράφου ή επί κάθε υπόθεσης
ροή ενεργειών
ανάθεση ενέργειας επί εγγράφου, μεταβίβαση ενέργειας και επιστροφή εγγράφου για διορθώσεις
προώθηση εγγράφων
προώθηση εγγράφων για έγκριση προς ανώτερα ατομικά ή συλλογικά όργανα της διοίκησης
ατζέντα θεμάτων
δημιουργία ατζέντας θεμάτων προς συζήτηση και λήψη απόφασης από συλλογικά όργανα της διοίκησης (π.χ. Διοικητικό Συμβούλιο, Επιτροπές)
συλλογικά όργανα
παρακολούθηση λειτουργίας ad hoc συλλογικών οργάνων και επιτροπών
ρυθμός διεκπεραίωσης
παρακολούθηση του φόρτου και του ρυθμού διεκπεραίωσης ενεργειών από τις υφιστάμενες μονάδες και στελέχη της περιοχής ευθύνης του
03. Στον εξωτερικό χρήστη - συναλλασσόμενο με τον φορέα
υποβολή αιτημάτων
δυνατότητα ολοκληρωμένης και έγκυρης ηλεκτρονικής υποβολής αιτημάτων μέσα από τον διαδικτυακό κόμβο του φορέα και αυτόματης προώθησής τους προς τις αρμόδιες μονάδες του φορέα για διεκπεραίωση
παρακολούθηση υπόθεσης
δυνατότητα παρακολούθησης της πορείας διεκπεραίωσης μιας υπόθεσης, μέσω του διαδικτυακού κόμβου του φορέα
04. Στον διαχειριστή του συστήματος
διαχείριση δικαιωμάτων
διαχείριση χρηστών, δικαιωμάτων πρόσβασης, εξουσιοδοτήσεων και ρόλων
διαχείριση οργανογράμματος
διαχείριση, διαμόρφωση και προσαρμογή οργανωτικής δομής φορέα και κατανομής ρόλων και αρμοδιοτήτων στη δομή
διαχείριση μεταδεδομένων
δημιουργία, επεξεργασία και διαχείριση βοηθητικών δεδομένων και μεταδεδομένων εγγράφων ( είδη, κατηγορίες, διαβάθμιση, κλπ.)
διαχείριση ομάδων
δημιουργία και διαχείριση ομάδων / κατηγοριών χρηστών και συλλογικών οργάνων